A Importância dos Registros de Manutenção: Por Que Documentar é Fundamental?

Alguém exclama: “Mas de novo essa falha?”

Se essa situação soa familiar, provavelmente você está lidando com uma falha reincidente. E nesse caso, a pergunta certa a se fazer é: o que o histórico de manutenção está nos dizendo? Quando registramos ocorrências anteriores, temos dados concretos para realizar uma análise de falhas e identificar pontos de melhoria no processo.

Antes de tirar conclusões precipitadas, vale olhar com atenção para o checklist de inspeção, a solicitação de serviço e a última ordem de serviço (OS) executada.

Mas e se sua equipe ainda não adota esse tipo de controle documentado?

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Quando a Manutenção Não Está Documentada…

Essa ausência de registros pode comprometer toda a eficiência da operação. Sem dados, não há diagnóstico. Sem histórico, não há estratégia. Por isso, vale refletir: qual é a real importância dos registros de manutenção?

A seguir, destaco 3 razões essenciais que mostram como documentar pode transformar a gestão da sua equipe.

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1. Registros apoiam decisões mais inteligentes

Em primeiro lugar, dados registrados permitem análises concretas. Com base nas informações coletadas ao longo do tempo, é possível visualizar tendências, padrões e anomalias. Isso facilita decisões estratégicas, como mudar de uma abordagem corretiva para uma preditiva — ou até justificar a aquisição de um novo ativo.

Além disso, o uso de indicadores de desempenho (KPIs), como MTBF e MTTR, só é possível com dados históricos consistentes.

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2. O histórico revela onde estão os verdadeiros problemas

Outra vantagem é a construção de um histórico técnico dos ativos. Quando você registra as solicitações, OSs, execuções e encerramentos, passa a ter uma visão clara de:

• Quais equipamentos falham com mais frequência

• Quais falhas são recorrentes

• Como está o desempenho da equipe de manutenção

• Se a qualidade das execuções está atendendo ao esperado

Ou seja, os registros revelam o que está funcionando — e o que precisa melhorar.

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3. Documentar é o primeiro passo para evoluir a estratégia

Por fim, vale lembrar que a documentação permite revisões periódicas da estratégia de manutenção. Com dados confiáveis em mãos, você pode comparar cenários, prever falhas e planejar ações com mais segurança.

Se você está buscando um passo além, vale conhecer como o Melvin IoT pode apoiar essa evolução com monitoramento em tempo real.

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Como Começar? Com Pequenas Ações

Se você ainda não tem um processo estruturado, o ideal é começar com o básico: um checklist de pré-uso. Essa ferramenta — usada amplamente no pilar de manutenção autônoma da TPM — ajuda o operador a verificar o equipamento antes de colocá-lo em operação.

Mas atenção: não basta entregar o formulário. É essencial que o operador compreenda o real objetivo dessa checagem. Explique que o preenchimento precisa ser feito com atenção, para que falhas sejam percebidas a tempo e não se tornem problemas maiores.

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Identifiquei uma anomalia. O que faço agora?

Independentemente de quando a falha é detectada — seja durante o checklist, seja em operação — o registro é obrigatório. Algumas empresas até fazem a manutenção corretiva, mas não registram a ocorrência. Esse é um erro clássico que compromete toda a construção do histórico.

Por isso, proponho: vamos mudar esse processo?

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Como fazer o registro da forma certa?

Se você já utiliza um software de manutenção como o Melvin, registre todos os detalhes possíveis: como a falha ocorreu, qual o contexto da operação, e quais sintomas foram percebidos. Isso dará suporte para uma OS mais eficiente e uma tratativa mais precisa.

Se sua empresa ainda usa planilhas ou registros manuais, tudo bem. O mais importante é registrar. Sempre.

Após a execução da manutenção, anote:

• Data e horário da intervenção

• Falha apresentada e possível causa

• Responsável pela execução

• Componente substituído (ou motivo para não troca)

• Testes realizados após a manutenção

Cada dado é valioso para compor uma gestão baseada em evidências.

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O Resultado: Gestão Mais Estratégica

Quando você implanta checklists, formaliza solicitações, executa ordens de serviço completas e acompanha suas tratativas, o resultado é claro: uma gestão de manutenção muito mais eficiente e confiável.

Se você quer ir além e adotar uma solução completa de PCM, vale conhecer o Melvin Software de Manutenção, que organiza, automatiza e transforma sua operação.